職場でのコミュニケーション能力をアップさせる１０の方法
職場でも、人間関係やコミュニケーションは大切！この方法を抑えることで人との付き合いが苦手なあなたも、職場になじめるようになる！
2019.12.3 UPDATE
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１、まずは、コミュニケーションの基礎「挨拶」を身につける。
ビジネスだけではなく日常生活でも使いたい挨拶を身に着けるとよい
まず、朝出勤したら「おはようございます」と一声言う。
外勤に行くときは、「○○へ行ってまいります」と言う
外勤から戻ってきたときは「只今、戻りました」と言う
物を借りたり、何か良いことをしてもらったときは「ありがとうございます」と言う
悪いことをしたら「申し訳ありません」や「ごめんなさい」と言う
退社するときは、「お先に失礼します」と言う
上司、同僚が退勤する時は「お疲れ様でした」と言う
挨拶はコミニュケーションの土台であり、業務そのものには関係なくても、一緒に仕事をやる上での心地よさを作るもの。挨拶がないと、いくら仕事ができても、仕事がやりにくかったり、人間関係に支障を起こす。
挨拶をしない人は、「感じ悪い」「生意気だ」「礼儀知らず」だと思われる。
また、挨拶しても、視線を合わせない、ぶっきら棒、そっけない感じだと、先ほど述べたとおりの人だと思われてしまう。
ちなみに挨拶はパターンが決まっているので、覚えやすく、練習すればすぐ効果が出る。
２、柔らかく伝えるために「クッション言葉」を使う。
ビジネスの場面ではクッション言葉は重要である。これは、言葉の初めにつけることでお願いや反論や拒否などをやんわりと伝えてくれる役割を担う。
例をあげると、来客がやってきて、「○○さんいらっしゃいますか」とあなたに尋ねてくる。すると、あなたは「どちら様でしょうか」と答える。
「どちら様でしょうか」だけでは、少し粗雑な言い方になるので、最初に「失礼ですが」をつけると、来客に、穏やかに伝えることができる。
その他のクッション言葉としてあげられるのは
「お手数をおかけしますが」
「お忙しいところをすみませんが」
「よろしければ」
「失礼ですが」
「確かにおっしゃる通りですが」
「せっかくですが」
「申し訳ありませんが」
などが該当する。
頭の中で急に思ったことをそのまま言うと、相手が傷つき、「この人とつき合うのは嫌だ」と思われる可能性もあるので、クッション言葉で、全体を柔らかくすることが重要となる。
３、はっきりと、声は大きすぎず小さすぎず、滑舌よく話す。
当事者は気づいていないかもしれないが、声が大きすぎたり小さすぎたりする人がいる。
それは、「周囲の音がうるさいと、つい自分の声も大きくなりがち」や「熱中すると声が大きくなってしまう」ことが考えられる。だからといって小さくて、相手に聞き取りにくい蚊の鳴くような声だと、何を言っているのかわからないということがある。
丁度よい程度となる声の大きさの見極めは難しいが是非とも覚えておきたい
大きい声を出しすぎてしまう方は、周りが騒がしいときは少し場所を変えて話すと、そんなに大きい声を出す必要がなくなる。会話が弾むのは楽しいが、少しは自分の声が大きくなりすぎていないか気に掛けるのも大切である。
また、相手が聞き取りにくい小さい声で悩んでいる方へ、それは声が小さいだけではなく発音も不明瞭が原因と考えられる。そんな時は鏡に向かって「あ い う え お」と意識して声に出して練習してみるとよい。
そして、語尾をはっきりとさせることで、相手に伝わる声の大きさになる。
また、滑舌が悪くて悩んでいる人は、なるべく大きめに口を開けてしっかりと声を出すようにするとよい。
４、表情もコミュニケーションツールとなるので、積極的に使う。
顔の表情は、意思を伝える要素でもある。状況に合わない表情をすると、場の状況がわからない人だと思われかねない。特に接遇では「笑顔」が第一に求められているのだ。
表情が少ない人は、顔の表情筋肉を鍛えて表情を豊かにしていくことが大切。やはり表情が笑顔だと、相手も笑顔になり、気軽に話しかけられるようになる。
表情は、笑顔の他にも「驚き」「つらい」「疑問に思う」「嬉しい」など、色々ある。
喜怒哀楽は、言葉だけではなく、表情でも示す。
５、相手の持っているもの、好きなものなどについて雑談する。
お昼休みの時間は、コミュニケーションを図る絶好の機会である。
一緒にお昼を食べたり、会話をしたりする憩いの時間ともいえる。
会話は、どのようにするべきか思いつかないとお悩みの方へ、これだけは押さえておいてほしい。
・雑談は、フリートークで、話す順番や話題は決まっていないもの。
・また、無理に面白いネタを作らなくてもよい。相手にはっきりと伝えることができればそれでよい。「自分の趣味」「季節の話」「相手の持っているもの」「話題のお店」など色々・・・
でも、自分だけが話しすぎず、相手の話も聞くことが大切である。
６、自分の言い方が「上から目線」にならないようにする。
自分は相手と同等、または下なのに、偉そうにものを言う「上から目線」な態度で接すると、「あの人との会話は面倒だ」「言うことは間違ってないけど、その言い方はないよね」や「何だろう、偉そうだな」と思われる。
例をあげると、Aさんという社員は、当社で扱っている商品に関する知識を豊富に持っている。上司と取引先との打ち合わせをしている最中に、相手側が商品について十分に理解していない様子でいると、Aさんはいきなり、まるで「何でこんなことがわからないんだ！」と言わんばかりに強い口調で商品の説明を始めたのだ。隣にいた上司がこれはまずいと思い、Aさんを制したが、相手側はすっかり怒ってしまい、商談は破談になってしまった。
では、「上から目線」とは、どのような特徴があるのか
「この書類お願いね。作り方は○○で。わかった?」
「仕事などで指示を出すときに使いがちなのが、『わかった?』というフレーズです。指示をしている人は、『不明な点はないか』と聞いているだけなのかもしれません。しかし、見下されているような、怒られたような印象を受けてしまう人もいるものです。
「この仕事を、今日中に頼めるかな?」→「無理です」
「依頼を断るときというのは、特に注意が必要です。曖昧な返答は相手を困らせる場合がありますので、はっきり断ることは大切。しかし、ただ『無理です』と言っただけでは、キツイ印象を与えてしまいます。
「これは、普通○○だよ」
「人から何かをたずねられたときに、『普通○○でしょ?』『○○に決まっているじゃない』と返答する人がいます。しかし、自分が知っていることを、すべての人が知っているとは限りません。たずねた人は知らないわけですから、『普通』や『決まっている』とわざわざ言う必要はありませんね。
「この案件は、○○した方が良いと思います」
「自分の意見を述べるのは大切なことです。ときには、『私はこう思う』と主張すべき場面もあるでしょう。ただ、いつも『○○です』『△△だ!』と断言していると、キツイ印象を与えてしまうかもしれません。
上から目線になってしまう要因は「認められたい」「自分の知識を相手に伝えたい」「場の状況がわからない」「弱みを見せたくない」などがあげられる。しかし「上から目線」はコミュニケーションを円滑に行う上での問題点で、しかも気づいていない人が多い。「上から目線」の物言いにならないようにするためには、刺々しい口調は避けた、穏やかな言い方にする。クッション言葉を使って相手をいたわる会話を実践することが大切。
７、主語と述語を明らかにしてから、相手に伝える。
主語がなかったり、単語だけで話したりすると、聞く側は何の話かわからなくなってしまうことがある。主語や述語がないと、相手にとっては話のつながりが見えず、一体誰が何をしたのか察することもできない。
具体例を述べると、
「○○さん、来週のお休みはどこか行こうって言ってたじゃない。映画を見に行くのはどう？」
「課長、この前作成したあの資料はご覧になりましたか」
「部長、今日の日替わり定食はおいしかったですか」
「すみません、この台車はどこへしまいましょうか」
などと、主語＋述語でわかりやすく声をかける。
会話とは言葉のラリーで、そっけなく答えてしまうと、そこで終わってしまう。
なので、続けるためには「主語＋述語」でわかりやすく伝えるとよい。
８、常に周りの人への思いやりを大切にする
「気配り」で、さらに雰囲気が和む
具体例を述べると、
・両手で荷物を抱えている人がいて、ドアが閉まっている会議室に入りたい。
その時は、「どうぞ」と一声かけてからドアを開けてあげる。
・自分のやる仕事がない時は、上司に「私でよければ何かお手伝いすることはありませんか」と聞く。
・上司や同僚が「昨年度の○○のファイルある？」と聞かれたら、「あの棚にありますよ」と言うのではなく、自分から取りに行き「はい、どうぞ」と渡す。など
９、仕事上で意見がぶつかりそうな時には、絶対に衝突を避ける。
職場は、反りの合わない人とも仕事をしなくてはならない。自分の意見ばかり話して人の話を聞かない人もいる。それでは時間がいくらあっても仕事はまとまらない。衝突は避けなくてはならない存在になっているのだ。
会議で、結論がほとんどまとまった時に、ある人が「お言葉ですが、私は○○だと思います」と主張した。周りの同僚は「また始まったよ」「これじゃ元の木阿弥だ」とうんざりしている。多少自分の発言したいことがあっても、我慢するのが最善方法かもしれないが、どうしても発言したい場合は、自分の考えを短くまとめて、「～という視点もあることを、ご配慮して下さればと思います」と軽く丁寧に留めておく。
１０、仕事で間違いを指摘されたら、まず謝る。
資料作成や、伝票計算などに間違いがあって、やり直すように言われたあなた。
とりあえず一言「申し訳ありません」と謝る。ここで叱られるのが怖くて謝らないというのはもっての他！
どのように直したらいいのか判断できない場合は、けんか腰で言うのではなく、「お手数ですが、具体的に教えていただけませんか」と言う。それから修正に取り掛かる。
あと、上司から「この記入、間違ってるよ」と言われた時に、慌てて資料をひったくるのはＮＧ。
さらに、自分の間違いを認めず、言い訳をするのは言語道断である。
間違いは、繰り返さないように、ノートなどに書き留めて、次の仕事で確認しておく。
